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Como compartir un archivo en outlook para editar

Como compartir un archivo en outlook para editar
Índice
  1. Carpeta compartida de Outlook
    1. Documento compartido word
    2. Documento Word compartido en línea
    3. Office 365 compartir documentos

Carpeta compartida de Outlook

Cuando crees un archivo o carpeta en la biblioteca del grupo, todos los miembros del grupo podrán acceder a él. Cuando añadas nuevos miembros al grupo, incluidos invitados (usuarios externos), también podrán acceder a los archivos. Por defecto, los miembros del grupo tienen acceso de visualización/edición a los archivos, mientras que todos los demás miembros de la organización tienen acceso de visualización.

Si, al compartir archivos de grupo con invitados, aparece un mensaje informándole de que los archivos adjuntos para invitados están bloqueados, su invitado no podrá abrir los archivos compartidos hasta que el administrador de su inquilino habilite el uso compartido de archivos para invitados.

Cada vez que publiques un archivo en la biblioteca de documentos del grupo, todos los miembros del grupo podrán acceder a él. Sólo tienes que arrastrarlo desde tu ordenador a la biblioteca del grupo. Consulta Subir archivos a una biblioteca para obtener más información.

Documento compartido word

Sinceramente, no me considero un usuario experimentado, pero el envío de correos electrónicos de Outlook es un flujo de trabajo esencial de mi vida diaria. ¿Y usted? Ahora imagínate lo emocionada que me puse al recibir un nuevo compañero de ayuda. Dedica unos minutos de tu tiempo a leer sobre Plantillas de correo electrónico compartidas o pruébalo para romper tu rutina y reducir el tiempo dedicado a los mensajes. El complemento es realmente práctico ya que puedes acceder a esta aplicación desde cualquier dispositivo y trabajar en Outlook para Windows, para Mac o Outlook online. Lo que yo hago Creo mis propias plantillas, las guardo y las utilizo cuando las necesito, o creo un equipo para compartir patrones comunes con mis compañeros de trabajo. Y lo que es aún más sorprendente, el complemento te permite equipar las plantillas con múltiples macros y accesos directos personales.

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Con la ayuda de uno de ellos, adjuntar archivos de OneDrive a los mensajes de Outlook ya no es un quebradero de cabeza. Puedes insertar tus documentos, imágenes y vídeos sin problemas, sin tener que hacerlo manualmente cada vez, sino sólo haciendo clic en el encabezado de una plantilla:

Siguiendo con la línea, compartimos las plantillas creadas con nuestros compañeros de equipo en nuestro complemento de Outlook, de ahí que debamos compartir los archivos adjuntos incluidos en ellas. La solución más sencilla sería crear una carpeta especial en tu OneDrive corporativo para reunir tus archivos en un lugar común (el OneDrive personal no es una opción cuando tienes un equipo, ¿verdad?). Basta con tocar el icono Nuevo en el menú superior para añadir una carpeta y darle el nombre que desees:

Documento Word compartido en línea

Este tutorial le enseñará cómo utilizar OneDrive para compartir archivos y carpetas con usuarios internos y externos de forma segura. También aprenderás a sincronizar las carpetas compartidas de OneDrive con el Explorador de Windows.

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Como la mayoría de otros almacenamientos en línea, OneDrive fue diseñado con la colaboración en mente, y se esforzaron por hacer el proceso de compartir fácil e intuitivo. Sin embargo, hay algunas advertencias a tener en cuenta, especialmente al añadir y sincronizar archivos compartidos en tu ordenador.

Nota. Los permisos que establezcas se aplican a todos los destinatarios. Si quieres que algunas personas editen y otras sólo vean, tendrás que repetir los pasos anteriores para dos grupos de usuarios con permisos diferentes.

Nuestra recomendación es compartir carpetas en lugar de archivos siempre que sea posible, especialmente cuando proporcione permisos de edición. En este caso, los destinatarios podrán añadir una carpeta compartida a su propio OneDrive y sincronizarla automáticamente con sus ordenadores.

Como siempre, empieza seleccionando el archivo o carpeta que quieres compartir. En OneDrive para la Empresa, el botón Compartir aparece junto al elemento seleccionado y cuando pasas el ratón por encima de un archivo o carpeta, como se muestra a continuación:

Office 365 compartir documentos

Compartir carpetas es preferible a reenviar porque 1) no cambia los metadatos (fecha, remitente, destinatarios, etc.) del correo electrónico y 2) no aumenta el uso de la cuenta. Las carpetas compartidas pueden ser útiles en cualquiera de las siguientes circunstancias:

Si la(s) carpeta(s) que desea compartir no son carpetas de nivel superior (es decir, son a su vez subcarpetas), y no tiene intención de conceder al Usuario2 acceso al contenido de estas carpetas principales, deberá conceder de todos modos al Usuario2 permisos limitados para descubrir que está compartiendo una(s) subcarpeta(s).

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Hasta ahora, sólo hemos hecho visibles para User2 los nombres de su correo electrónico y de cualquier carpeta padre. Este paso le dará a User2 acceso para ver y añadir/eliminar correos electrónicos de la(s) carpeta(s) especificada(s) que desea compartir. (Estas instrucciones son similares a las de los pasos 1 y 2, pero difieren mucho hacia el final).

Como práctica recomendada, le recomendamos encarecidamente que envíe un mensaje de correo electrónico al usuario 2 (con copia a usted mismo) indicando las carpetas y los permisos que le ha concedido, junto con un enlace a las instrucciones de la siguiente sección de esta página web. Una vez que hayas enviado el correo electrónico, guarda una copia para que puedas consultarla más adelante como recordatorio de las carpetas que has compartido y con quién.

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